〔加拿大〕特里·库克①　刘越男　编译

Electronic Records, PaperMinds: The revolution in information management and

archives in the post-custodial and post-modernist era, by Terry Cook

Abstract  Archivists must change the old "paper minds" in order to deal with electronic records. The modern society is passing and the post-modernist era is coming. An understanding of the post-modernist theories of process-based contextually can help us turn from the custodial approach to the "post-custodial" one. That means we should reflesh and enliven the provenance principle of our profession, and shift the emphasis from the physical objects to the functional context in which records-creating activities take place. Post-custodial and post-modernist trends will affect all those who create, manage, preserve and use recorded information. Our Chinese archivists can draw in spiration from this article to enlarge our knowledge and improve our research methods.

摘要：档案工作者必须转换传统的纸质文件观念，以迎接电子文件的挑战。现代社会正向后现代主义社会过渡，对基于过程联系的后现代主义理论的理解将有助于我们实现这一转换，化保管方法为后保管方法，即重新认识来源原则，把档案工作中心由档案实体保管移向形成档案的活动过程。后保管和后现代主义趋势将影响到每一位形成、管理、保管和利用记录信息的人。本文对我国档案工作者开拓视野、改进研究方法都有深刻的启示。

本文所列观点，是对于未来社会档案工作发展的一些看法，所涉及的对象不仅仅是档案工作者。后保管、后现代主义趋势将影响到每一位形成、管理、保管和利用记录信息的人。

一、电子文件对档案界发起挑战

电子计算机，尤其是个人电脑的广泛使用引起了整个社会的一场深刻革命，影响了社会集体记忆的性质，这是档案工作者及其他信息工作人员重新定向的根本依据和出发点。

文件管理和档案活动有史3500年以来，我们第一次占有太多而不是太少的信息；第一次拥有了人眼看不见的信息记录，远远区别于古巴比伦泥板、古埃及纸莎草纸、古罗马和中世纪羊皮纸、近代纸质文件，乃至现代缩微胶片；第一次，我们有了形成和存贮他们自己文件的管理人员和业务人员，而不再依赖一大群秘书、文书人员，文件管理人员为他们做这些工作；最重要的是，我们第一次不是在生成、管理、保存物质实体，而是尽力去理解和保护一些逻辑关系，虚拟方式，是它们规定了电子信息的结构、内容和来源，进而规定了其作为文件或某项活动、事务的证据的必要条件。

这所有的“第一次”意味着我们正开始将我们的工作中心由档案转向档案活动和档案行为。活动和行为通常决定着结果，而档案是记录活动和行为的工具。地图、表格、公文、函件等种种档案文件的名称，都是在中世纪由一些动词衍化而来的：作图、制表、撰文、行文等。可见每一份文件都是因某种特定目的而制作的，其背后都隐含了文件形成者的活动过程、处理程序、职能范围。事实上，文件提供了某项活动是否发生、以及文件形成者在何职能范围内作出处理的凭证，制作文件的目的就在于提供这些凭证，以明确责任，记录和维护历史面貌。纵观整个文件史，尽管其记录方式在变，但其记录目的一直存在。在文件运作周期日益缩短的计算机时代，产生文件的活动过程及其目的显得更为重要。成千上万杂乱无章的文件记录不断在更大范围内产生，而文件的形成者已不单单是某个独立的办公单位，而是若干分散的管理部门，这就更需要我们去界定发生该记录行为的职能范围，去探就文件形成过程。

但是，尽管电子文件的产生导致了以上这些根本性的变化，如今档案界几乎所有的理论、实践、工作程序，甚至是已被公认的名词术语仍停留在纸质文件管理水平上，而不顾及重新定位、定向、评价档案工作的客观需要。档案工作者仍用传统的纸质文件观念去处理电子文件，其思维方式和观念来自纸质文件时代的实践，那个时代有着较为稳固的社会结构和层次，产生和形成文件的单位职权关系明确，且长期较为稳定。那个时代现已过去，社会各组成部分职能分散，关系复杂。因此，不但档案工作者，而且各领域内信息工作人员的地位面临着一场革命，因为我们都必须面对促使这场革命爆发的种种理论因素和实践因素：信息技术革命，管理机构变革，文件形成单位新的信息需求，新立法制度，对信息资源价值的新看法，对公共民主权利和义务方面需求的再认识。

所以，电子文件对那些具有传统观念的档案工作者发起了前所未有的挑战：如果我们仍不改变传统观念，不转移工作重心，不仅档案工作本身岌岌可危，而且各立档单位运营机制的健全程度，我们对整个社会所负有的责任也受到强烈冲击。

二、后保管方法——档案工作者的应答

直至本世纪前，不论是在业务活动还是在政务活动中，文件和档案工作者还拥有极高的地位。例如，若干世纪中，秘书一直是秘密的守护者，是国王、王后或总统的亲信；英国的掌册大臣和掌玺大臣曾经是高级内阁部长，他们的官职名称恰好反映了他们的作用、地位和身份，他们负责保证文件档案的统一完整，以维护整个统治集团历史面貌和法定地位。在许多类似的例子中，文件和档案人员是高级行政管理官员，负责为决策提供重要信息，经常是决策的实际制定者和关键性的参谋人员，并保存着决策文件及档案。他们是名符其实的文件管理者和档案管理者。

二十世纪中这一切都发生了变化，尤其是世界二次大战爆发以后。随着打字机的引入和官僚政治的出现，秘书不再由高级官员担任，取而代之的是酬薪极低且无实权的妇女。为处理二战至世界经济大萧条期积存的文件“雪崩”，文件管理作为一门独立的工作出现了，档案馆也从保存少量古老历史手稿的库房，变为文件生命周期中最后一个管理基地。文件管理者（至少是档案管理者）被定义为这样一个群体：他们为真正的决策者们保管大量文件档案实体。这一概念一直延续至今，我们成了最擅长保管和看护实体的职业人员，我们自己的宣传和职业精神要求也还在不断强化这一形象。而令人悲哀的是，我们不再是部长，不再是君王元首的亲信，不再是坐在统治者右侧的谋臣。

现在，信息工作者正跨入一个崭新的电子时代。面对电子文件的挑战，如果我们在理论上作出科学可行的回应，那么我们就可能抓住了一个绝妙的时机，来提高我们的地位，受到现代档案工作者从未受到过的礼遇，象古埃及中档案司神索特（THOT）一样，重新坐回上帝的身边，而不是坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前。

档案工作者和文件管理者要想作出震憾整个信息界的贡献，就必须在面临的这场根本性变革中强化产生、利用文件在整个职能活动中的作用，也就是强调文件的来源。而电子时代档案来源的概念需要重新考虑、酝酿和定义。它不仅指文件的形成机关，更包括其形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等更为宏观的背景情况。

为此，我们必须停止扮演实体保管员的角色，而成为概念、知识的提供者。我们应从日常单调的工作中摆脱出来，意识到我们提供有关活动过程、事务处理过程、工作程序、职能关系等方面的档案凭证，这是我们的特有权力和优势，因而我们必须开始主动地指导，而不是被动地服务，开始做掌舵员，而不是做船手。我们应满怀热情地接受建立在来源原则基础之上的档案工作传统，在经过合理改革和创新后，也许会使档案事业在我们面临的新环境中繁荣昌盛，关键在于我们应从概念、过程的角度加以理解和应用，抛弃旧有的实体化、结构化的思维方式。

档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求。近年来已引起档案理论研究人员就后保管方法作出了许多可贵的探索。澳大利亚的彼得·斯科特及其合作者主张：档案工作者不应再对某一个或几个立档单位的档案依次著录，然后整理归类，而是应该描述众多立档单位之间及其海量文件之间广泛的联系，不管这些档案是来自办公机构、管理机构还是来自档案馆。斯科特把著录工作中心由静态的编目转向描述动态关系，他以这样简单的方法把我们的工作重心由档案移向了档案活动，由档案实体移向档案观念。其天才思想就在于不仅仅打破了档案分类的束缚，而且也挣脱了一切与档案分类有关的有形、无形的实体观念的约束。

档案工作者选择后保管方法必须明确以下几方面的问题：

第一，档案工作者（以及其他信息领域的同仁们）应认识到，在信息世界里正发生着一次彻底性的革命，相应地，我们需要拥有全新的工作模式（或知识体系），以适应后保管理论与实践的要求。为此，我们需要把着眼点从信息转移到知识上（探寻、传播、理解），从建立数据库转到建立知识库上。我们将重组我们的活动：我们将把工作方向由档案内容转向档案来源，由最终成果转向最初的意图，也就是说由档案实体转向其形成过程，从而转向那些过程背后具体的举措、规划、职能关系等等。我们将从名词转向动词，从记录转向记载活动，从文本内容（或图象）转向内容隐含的来源、背景条件。这样一来，我们鉴定、保护、著录、提供利用的将不仅仅只是一些事实和数据，而是揭示整个活动来龙去脉的翔实凭证。藉此，我们将为更广范围内的规划设计和职能活动提供保障权利、明确义务的手段，将从更宏观的角度判断保护文化遗产和集体记忆的障碍。

第二，一个全新的知识体系及相应的工作模式的建立不是旧事物的简单修补，甚至也不是新策略的谋划，而必须以基本概念，基本理论，基本定义的根本转换为前提。信息界面临的改革确系这样的彻底革命，而非技术性调整。我们并不只是需要借助于计算机，以及更优质的职业培训，更合理的工作程序，更完善的方法措施，乃至更有力的财政支持，使我们的工作节奏加快些，工作方式灵活一些。尽管这样的提高和改善短时期内会起到缓解作用，而且在某种程度上无疑是有用的，但最终来说却是无效的，因其不足以解决档案界根本性转变过程中的基本问题。这些措施只是手段、方法而已，不是本质和目的。如果目的错误，把改进措施应用于保管时代的工作模式，那么它们对于我们现今面临的问题是无济于事的。打个比方，我们也许有改进了的、加长了的、质量更好的急救绷带，但急救绷带治表不治本，我们真正急需的是一剂新药方，一次新诊断。

第三，档案工作从具体转向一般，从实体转向观念，转换双方不是完全对立的，这些转变也不是绝对的由黑到白的过程，而只是在工作重心和战略布署方面的一次重要调整。档案本身在此新思路中仍具有重要地位，它是获取档案来源知识的主要源泉。鉴于档案数量过大，档案工作者毋需通过阅读去了解数以万计的档案文件，而是应通过宏观把握其形成过程及其现实效用之间广泛的联系来实现该目的。

第四，档案工作实现根本性转换的目的在于为立档单位及利用者，在汪洋的现代纸质文件和电子文件信息之海中找到一条“航行捷径”，那就是档案来源方面的背景知识。为此，档案工作者应该重新认识知识的类型和形式，这是我们跨越一不小心就可能落入的信息陷阱的唯一途径。如果我们这些信息工作者能够引导利用者从泛滥的具体的信息过渡到知识，甚至于智慧，我们在新时代中的工作、地位就会得到保证，我们就将会对社会及子孙后代作出宝贵的贡献。倘若不能，我们的位置将会被软件包所取代，因为它们能更高效地处理事实、数据等信息，而无需任何档案工作者或其他信息人员的帮助。

第五，社会仍将一直需要传统的档案工作者。我们现在的馆藏量，足可以保证那些熟谙保管时代档案管理方法、技术的工作人员将继续存在，更不用说急剧增长的新生文件日后需要保管，日益增多的利用者需要他们为之提供服务。

第六，即使是现在保管着几乎清一色的纸质文件的档案工作者，也需要树立新观念，掌握新方法，为将来保管电子文件作准备，因为任何一个档案工作者最终都逃避不了未来的挑战。而在卷帙浩繁的现阶段，我们共有的保管时代的思维方法已导致档案工作的许多失败，这在下文中将进一步论述。

总之，提倡后保管方法并不意味着未来的档案工作者不再保管档案实体——尽管部分特定类型的电子文件确实如此；并不意味着档案工作者将免于处理“文件山”，或者是这种实体保管工作的价值将有所降低；也不意味着档案本身对档案工作者不再那么重要，或者说它的内在凭证价值退居次位；更不意味着档案工作者应该忽略档案，不必通过研究、分析档案内容去弄清档案的来源情况，而只需查阅一下机关年度报告和任务书即可。但是，一个有后保管倾向的档案社会确实要求在保管时代形成的档案实践和纸质文件观念必须改变，同时还需改变的有陈旧的档案形成和文件管理的慨念。最重要的是，传统的工作重点——档案实体保管，将被新重点——关注档案的来源、形成过程、制作目的、档案之间及立档单位之间的联系、立档单位职能关系，档案形成者职权范等——所取代或(至少是) 加强。所有这些远远超出了简单的实体保管，而这就是档案的后保管。

三、保管时代向后保管时代转变的原因

档案界（其实是整个信息界）为什么会发生上述根本性变革？首先，让我们看一看旧保管时代的档案和信息管理工作出现的弊病。

就档案界而言，到本世纪七十年代后期，档案工作者已不能很好地鉴定任何来源复杂的档案的价值，因为我们的单向、固定、讲究实效的工作传统在档案界占主导地位，而那些传统产生于更早一些的保管时代，当时馆藏档案数量较少，档案的形成、存贮、检索各项技术相当明确，此档案工作者扮演的是一个被动的角色，他们满足于收集、整理、著录失去现行效用的档案文件。而这正是问题的关键所在：档案工作者应该是积极的文献人员，他们应探索社会（团体、个人）是如何记录、利用、著录、存贮和处理信息的，更为重要的是，他们应决定这些信息记录为哪些职能活动，规划设计、事务处理服务，并为之提供凭据，从而从公共责任感、社会文化、民族遗产和个人经验的综合角度决定哪些职能活动、规划设计和事务处理是重要的，哪些是次要的。然而，档案工作者们并没有注意这些更为广泛的来源因素，而把精力集中在档案活动最终产品—— 档案实体的鉴定和著录上，为现实的研究工作提供具体的档案信息服务，并预测这方面的利用需求。这就导致了档案馆藏仅仅表现出狭窄的学术价值，而其广泛的人类实践活动来源被忽视了。档案内容而不是档案来源在传统档案实践领域内获得全面胜利。

如果说近来档案工作者还盲从于历史研究的时尚，被动地收集处于文件生命周期最后阶段的信息产品，那么信息工作者则在一味努力提高工作效率，而不是寻找拓展工作的新方向。他们依然是高速增多的信息的消极管理者，其管理方法与二十甚至三十年前并无本质区别，当然，在一些自动化信息管理设备的帮助下效率有了很大提高。最近美国一份调查结果显示信息技术已被广泛地应用于商务活动和政务活动之中，这在很大程度上是为了提高工作效率和劳动生产率。然而这样一来，与新技术相关的信息管理因素就被普遍忽视了，而这些因素关系到信息系统内文件的鉴别、管理、著录和长期保存。电子文件，就象先前的纸质文件一样，任何团体不仅需要利用它们来提高效率，而且（这值得牢记）需要借助它们明确管理职责， 维持持续发展，维护法定地位，进行灾后恢复，记录组织沿革。信息工作者并未完全认识到，也极少预测这些需求，因此他们没有成为所在公司、政府机构职能活动、规划设计、事务处理过程中积极的参与者，没有成为所在团体的集体记忆及其整个运行机制的中心。

上述落后状况之所以发生，是因为我们着眼于过去的实体保管，而没有把眼光投向建立在概念、知识基础上的后保管未来。变革传统保管观念势在必行，主要有两方面的原因：

第一，文件的数量。据统计：全世界仅公开出版的信息总量每8年翻一番，这就意味着最近30年产生的信息量比那以前5000年的信息量之和还要大。更可怕的是那些数量还要大得多的未公开发表的、广播传送的、以及计算机化的信息，它们是档案工作者和信息工作者日常处理对象。有人曾计算过，如果仅把加拿大政府的现行文件首尾相连，它们将环绕地球144圈，或者往返地球与月球8次。它们相当于2000000册图书，也就是说，加拿大国家档案馆每个鉴定人员每年大约要鉴定1300000册图书，平均每天鉴定6000本以上，而且这还不包括那些电子文件，据保守估计，它们所含信息量比纸质文件及其他地图、录像带（盘）、照片、海报等多100倍。旧的保管时代的档案工作方法的主要缺陷在于档案工作者需要鉴定太多的文件。

第二，计算机社会里文件的类型。人们打破机关，地区间界限共享电子数据和信息，许多机关、工作人员有可能一起参与形成同一批数据。来自诸如地球信息系统、关系数据库、超级文本中复合型文件或虚拟文件里的多媒体数据，或来自其他多种数据源，多个工作平台的有关数据，以电子方式在监视器上组合成一份“文件”。该“文件”可能随来源数据的不断变化而变化（译者注：暂且称为“准文件”）。简单地说，概本不存在档案工作者或信息管理者传统意义上理解的文件实体，而只是一系列反映不同职能活动的动态信息集合。在某一特定时刻，数据元素以不同方式为处理不同事务而组合或重组，在此过程中，文件属性得以体现，但在终端显示器上却转瞬即逝。当单位有必要长期保存某“准文件”时，应该把它转化为真正的文件，这是信息工作人员现今面临的主要挑战。

在这样一个不稳定的电子环境中，认为有仅属于某一单位甚至某一系统的文件实体的观念，在全新的档案概念体系尚未建立之前已被打破，因为文件的形成是一个以多种方式处理多种来源信息的动态过程，而不是静态的、稳定的物质产品的生成。对信息领域工作人员而言，保管时代正让位于后保管时代，届时整个信息界的根本任务将由保管物质实体变为理解、掌握诸种概念上的或虚拟性的联系，这些联系涉及信息形成机构之间，其现行职能之间，规划设计之间，事务活动之间，信息系统之间和最终生成的档案之间。这预示着档案工作者需要重新认识和对待档案的三要素——内容、来源和结构。同时，传统意义上的纸质文件，尤其是那些唯一的象征性的档案文件，仍将继续形成，档案工作者仍需继续重视这部分工作。

四、对文件三要素的再认识及档案工作者职责的变化

让我们先从一个例子谈起。设想一下：1993年7月23日，一位总经理将一条重要的决策性电子邮件信息分别发送给她的九个部门经理，其中有五位还收到了一份文字处理报告附件，附件中包含有待汇总的空白统计表格，该表格软件与一个数据值时刻在变的数据库相联。该电子邮件及其附件涉及这个公司的投资战略和主要客户情况，总经理要求各部门经理仔细研究后在其职责范围内作出合理决策。假设数年之后，一位部门经理提起上诉，据说他因在执行总经理命令时犯有过失而被解雇，而他辩称他从没有收到那份电子邮件。

同一条信息，如果它在1983年或1973年甚至是1903年发生，它便会以打印纸函的形式，经总经理签字后分别邮寄给九位部门经理；统计表格会手工绘制在打印报告中，有关数据则作为附录与函装订在一起，或剪贴在函上。裁决类似的法律官司，只需到该邮件的现存地查询一下有关的纸质档案，总经理的签署意见和签名，邮件收据，收文日戳等标记会说明一切。而到了1993年事情就不再那么简单了。即使当年的候补系统盘完好无损，在各软件复杂相关的条件下，该公司能够检索到，更重要的是，能够重新建立起与两年前，甚至可能是十年前总经理发出的一模一样的复合型电子文件吗？它能够证明起诉经理的确收到电子文件，但他根本没有执行或决策失误吗？它能重新生成那份关键性的附件，也就是说重新确定1993年7月23日的数据值吗？要知道这些数据来自不停变化着的数据库。它能够指出库中数据值或数据计算公式的变化时间、变化情况吗？在这样的电子系统中，文件类、装订册、剪贴记录被软件命令和操作系统功能部件所取代，机关、团体还能通过文件来证明自己的活动和事务处理过程吗？它能够证实就当时状况而言，每一决策都是正确的吗？当然，问题的关键在于“当时状况”究竟如何，这也就是文件来源情况。

这一结论又将我们带回到档案中心地带，带回到所有档案理论的源头。档案工作者保护档案的完整性和正确性，也就是捍卫档案来源。他们不同于图书管理员，他们不仅渴望了解（与研究人员共享）档案传递的内容，而且还想知道档案信息何时、何地、如何、为何、由何人向何人传递的，与其他档案有何联系，借助何种载体，在哪个职能范围内，哪个计划制定及事务处理活动过程中传递的，这些职能、计划、活动当时和现今情况如何。文件（及档案）的三大特征要素——内容、结构和来源回答了这么多的问题。下面让我们简要分析每一要素，从我们所熟悉的纸质文件开始，然后是现代电子文件。

就纸质文件而言，同一物质载体上记录和反映了三大要素，而且人眼都可以看见。内容是最明显的：字、词、数字及符号组成了实际的文本。从为处理不同事务而设计的不同种类的文件形式上，也可以很明确地看出文件的结构：日记帐，财税报表、转让地契的结构互不相同。而来源则反映在文件的签署意见行、签名、发文单位及敬辞、文头、日期、文尾的副本及复写副本数中，还可以从以下事项中窥见一斑：留存下来的信封、邮戳、收文日戳、传递和归档标记、文件在相关一组文件中的位置、文件标题、顺序号、类别、查旬登记卡、交互索引表等等。档案工作者认为这些来源信息是构成记录和反映某活动过程的完整档案的基本成分，它使机关、团体有据可凭。没有了来源，只剩下信息或是数据，也就不存在档案（或文件），也就没有完好的集体记忆，去帮助机关、团体决策未来、维护历史。

就电子文件而言，其内容、结构和来源与纸质文件相比发生了显著变化。它们不再只存贮在某一物质载体上，也不能直接为人眼所见，而必须借助机器和软件。与纸质文件最相近的是内容要素，显示在计算机屏幕上的字母和数字与纸张上的并无二样，但是有些数据存贮在其他很多地方，它们只是在逻辑上被输入或插入，以组成电子文件的内容。仍以那位以电子方式发送投资决策信息的总经理为例，其复合文件内的联系并不如收文者在屏幕上所见的那样，是文件内容的有机组成部分，而是软件或操作系统内的逻辑联系，这些逻辑联系对计算机发出指令去搜索查询数据库，把有关的数据值填入空白表格软件内，在此基础上建立一个图形界面，并把汇总的图表放在报告附件的合适的地方。收文者在屏幕上见到的是最终成品，但实际上这样的成品没有存贮在计算机的任何一个地方。有关软件和操作系统在某一特定时刻汇集分散在不同存贮器上的信息，才形成最终的逻辑文件或虚拟文件。如果改变软件程序和系统命令，变换其中任何一个数据值，或重新规定电子邮件间的关系，那么原先的字母、图形、表格、数据库就会在今天商务活动和政务活动中运转的大量信息系统中消失殆尽，其虚拟文件将不复存在，文件的凭证作用和查考作用也随之而去。因此，如果某份电子文件的内容对于维护集体记忆和团体权益是有用的，那么也就必然要求其来源、结构及其存贮媒介一道受到安全保护。

在这样一个复杂的新信息环境下，档案工作者和信息工作者应肩负重责，积极地担当文献管理员，而不是只做消极的保管员。我们的总经理每年发送出成千上万条电子邮件信息（公司内其他成员也是如此），要决定哪些信息对公司、对档案馆有长远保存价值，并非要逐条阅读信息内容，而是应考虑公司的哪些职能、举措、工作计划、事务活动是重要的，哪些是次要的，然后用软件片，法规化的精确方法把次要的文件从主要文件中分离出来，分别予以销毁和保存。为此，我们必须认真研究立档单位的职能，业务过程和工作程序，帮助它们决定何时何项工作是关键的，使它们明白只有文件才是其重要职能、举措、事务活动的重要的凭证，促进其进行系统设计，把信息系统变为文件存贮系统，区别信息与文件，使文件的内容、结构和来源作为集体记忆乃至整个档案遗产的组成部分保存下来。

要实现档案工作者职责的转变，我们不仅需要新的工作方法，需要把眼光从文件实体的日常管理投向了解文件形成的背景、活动过程和制作目的上，我们还需要多种技术和措施，如数据库技术，程序设计技术、信息系统资源指南、电子数据互换标准、无数据程序的功能要求等，与新的工作方法互为补充，促进后保管制度的被采纳，这些技术对于文件存贮系统的产品最终能否作为某项活动的凭证，有着非常重要的作用。一位社会评论员曾针对信息超载及其后果发表以下看法：“如果我们要展望一下未来社会人类的作用，有时我们必须回过头来，环顾整个历史，而不要只见树木不见森林”。另一位学者这样说：“信息不等于知识，你可以大批‘制造’原始数据和令人难以置信的大量事例及数字。但是你不能大批‘制造’知识，知识只能在人脑中产生，它来源于人类实践，它把重要的东西同无关紧要的事物分离开来，并作出价值判断。”

档案工作者及其信息管理同仁们正是这样的分离者，他们把对于集体记忆和社会文化遗产重要的档案同无关紧要的文件分离开来。积极地利用档案来源原则，把信息置于更广泛的来源背景中加以审视，鉴定其价值，我们就会为社会和立档单位提供知识，帮助它们借助来源之路超越一棵棵单独的信息之树，并为信息系统创造增值知识，从而保护立档单位的政策、业务活动及法制建设，赢得民主国家人民的信任。倘若如此，我们就能成为今天后保管信息时代各机关，团体的主角之一，而不是昨天静处一隅的保管员。

五、档案界后保管倾向与后现代主义的关系

后现代主义为何会出现在本文的题目中？它同后保管有何关系？

后现代主义起源于建筑领域，经过法国后萨特哲学和文学批评的发展，几乎影响到人类所有学科，从历史到文学、精神分析学、人类学、制图学、电影、摄影、艺术、女权理论等。后现代主义影响档案界的方式有两种。第一，后现代主义者花很多时间和精力去弄清历史真相，他们对于档案馆在社会中、在保存集体记忆中的地位和作用的评价，在一定程度上影响档案工作者的看法。第二，无论我们喜不喜欢，我们生活在后现代社会里。而“一个人若想了解一定历史时期形成的档案，就必须了解当时的政治、经济、社会和文化环境”，而且“任何特定阶段的档案理论都反映了当时的文化思潮”。现今社会的文化主流是后现代主义。档案工作者必须开始探寻其影响档案界的途径和原因。

后现代是对现代的反叛和否定。在后现代，一切基于科学理性的绝对真理，都被视作虚幻的神话一一击碎。后现代主义的基调是讽刺，立场是怀疑，不相信任何表面重要的东西，而要透过现象抓住本质，打破传统观念束缚。后现代主义者蔑视在我们看来是天经地义的事情。

后现代主义者对文件的概念提出疑问。他们认为“文件不是客观的事物”，一切文件都是演讲家、摄影师、撰稿人等为了特定的目的而塑造、展现、象征、编写出来的。没有一份文件的文本仅仅是副产品（或伴生物），而是有意识地创造出来的。（尽管这种意识有时会表现为一种半有意识甚至是无意识的社会行为和信息活动方式，以至于它和外部现实条件、权力关系之间的联系显得很不明显）。因此文件文稿之后的来源，决定文献遗产的权力关系，文件真正的形式和内容比文件实体本身更能说明问题。档案同样如此，虽然其原始材料是无辜的，但它们反映的是过去（或现在）的社会权力关系，将之记录在案，传至未来，社会权力关系消失了，档案还保存着。

一位后现代主义者曾这样写道：“历史学家引用的档案资料不全是客观的证据，历史现象具有一定的独立性。档案记录活动本身就是一件历史事实，这就限制了档案承载信息的历史真实性。档案是历史的符号，历史学者又把它们还原为事实。档案依赖于机关或个人而形成， 它有一定的符号化的形成背景。……这里的矛盾在于：历史已经过去，但历史知识却被符号化地流传下来。”充分体现了后现代主义者对于文件或档案的矛盾看法，他们一方面把档案仅仅看作是一种历史遗迹，认为档案是历史事实的歪曲记录，怀疑其真实性；另一方面，他们又经常引用分析、档案中记载的历史。

后现代主义对科学理性作出反思。其代表人米歇尔·富科认为信息的现代组织和分类方法体现了科学理性的传统。自然，档案工作者不仅在鉴定活动中，而且在著录实践中都应用了这种组织信息的方法。富科指出，信息分类法的严整性会使（包括档案工作者）在内的学者误以为档案数据和事实是客观的，因此，不但这种分类法的结构和目的，而且档案和文件所谓神圣不可侵犯的凭证作用都会遮蔽住档案活动背后的动机、目的、职能，档案工作者着力保护的档案来源也就被忽视了。档案对富科来说与其说是一种实证材料，不如说是社会背景说明材料。

那么，上述观点对档案工作者有何意义？最显而易见的结论就是后保管方法反映后现代主义。这也是为何两者同时在本文中出现的原因。纸质文件观念是现代的，电子文件观念是后现代的，我所提倡的后保管鉴定法（以职能活动为依据的宏观鉴定）和后保管著录法（描述多立档单位间职能关系）体现了后现代主义倾向。后现代主义允许我们用当代思维方式去开发，研究档案领域。就某种程度而言，这应该并不困难。因为后现代社会中档案就是在“一定的符号化背景”中产生的，而档案界一直重视档案来源，重视描述档案及其形成者之间的来源联系，并深入研究档案内容，以进一步理清其产生背景。从这个意义上讲，档案工作者可能是最早的后现代主义者！

除了上述鼓舞外，后现代主义带给我们更多的是不安，引发我们更多的对我们的工作、我们的职责的思考，传统观念上档案的来源植根于办公机关而不是形成过程，传统的档案工作者是历史真相公正、无私的保管员。这与后现代社会的客观需要相去甚运。

从1962年托马斯·库恩起，人们对科学进行了彻底的反思，那些以前普遍被认为是客观、公正、无私的东西，人们开始认识到其主观成份。档案学也不例外。任何科学对于其内容、方法和人员的选择，所接受的标准，失败的原因无不反映了现实的需要和利益，无不体现了更深层次社会的、语言的、意识形态的、性别的、情感模式和权力的斗争。档案工作者应吸取教训，抛弃教条主义，意识到自己是被富科以及其他后现代主义者们批评的科学理性主义的遗老。档案工作者应该有强烈的历史责任感，不应再与历史方向背道而驰，应该交换他们头脑中的主观（目的、过程、职能）和客观（事实、记录物、信息系统）的位置。就象那些站在当代物理前沿的科学家，抛弃过去的原子论观念一样，档案工作者应抛弃保管时代的理论与方法，迎接后保管时代，在这个时代，档案的整体来源比局部的内容显得更为重要。

上述后现代主义来源理论不应受到档案工作者的抵制，而应受到由衷的欢迎。因为这是我们档案界立足之所在。后保管和后现代主义并不意味着我们放弃档案原则，而是说我们应重新认识一下我们的传统，变我们的实体性、结果型的工作活动为概念性、过程型。对此，弗兰克·厄普沃德曾作出以下一段极为精采的论述：“让我们不要再被保管时代所局限，重复那些已呈衰势的观点，以求其常青，我们应使我们的理论常新”。

〔译自（澳大利亚）《档案与手稿》

（1994年）第22卷第2期〕

①特里·库克（Terry Cook）， 加拿大国家档案馆文件处理部主任，曾任加拿大档案工作者协会会刊《档案》主编，现仍为该杂志及《美国档案工作者》“编者按”栏目的编辑。已就档案理论、鉴定、电子文件、文

件史、全宗概念等发表了大量论著。本文系作者1993年11月应邀到澳大利亚作为期一个月的巡回报告后而作。1996年9月，他在第十三届世界档案大会第三次全体会议上宣读他的报告“自荷兰《档案手册》出版以来档案理论与实践的相互影响”。

②弗兰克·厄普沃德（Frank U pward），澳大利亚档案学者，对后保管理论、后现代主义及其对档案界影响

作出过深刻阐述。

（译者单位：100872中国人民大学档案学院95研）

（原载于《山西档案》1997年第2期）